パーキンソンの法則を利用し全てに「締め切り」を設定して作業効率を高めよう。

杉山です。

「仕事が終わらない」
「計画通り進まない」

そんな時は、『パーキンソンの法則』
利用して作業効率・生産性を高めましょう。

ポイントは「締め切り」を作ることです。

パーキンソンの法則とは?

『パーキンソンの法則』をあなたは知っていますか?

これは、イギリスの歴史学者・政治学者である
シリル・ノースコート・パーキンソンが提唱した法則です。

具体的にはこちら。

第1法則:仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

第2法則:支出の額は、収入の額に達するまで膨張する

要するにこの法則は

『人は与えられた時間やお金を使い切るまで使ってしまう』

というものです。

誰にでも少なからず経験があると思いますが

1時間程度で終わる仕事でも
「今日中に終わらせよう」と思ってやった仕事は
結局今日一日をいっぱいに使ってやっと終えられた、

なんてことがあると思います。

また、

収入が月20万円あったら
それを一ヶ月で20万円丸々
使い切ってしまうこともあると思います。

それは全て「パーキンソンの法則」によるものです。

与えられた資源(リソース)を
全て使い切ってしまうのが人間の性質なんです。

与えられた時間を全て使い切ってしまう

第1法則:仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

によれば、

その仕事が実際に完了するのは
その仕事量にふさわしい期間の後ではないのです。

そうではなく

予め与えられた時間、

「●日後まで」
「◯週間後まで」

と決められた期間があれば
その期間を使い切るように
仕事を終わらせるようしてしまうのです。

仮に、本当に急いで仕事をすれば
2時間で終わる仕事でも

「3日後までにやっておいて」

と言われたら、その「3日間」かけてやってしまうのです。

終えるまでの時間が引き伸ばされてしまうのです。

1日目や2日目には、

「明後日までにやればいい」
「明日に一気にやろう」

と思い、1日目や2日目には
全く手を付けなかったり、ダラダラと取り掛かるのです。

そして、期限の3日目には
やっと本気で取り掛かるのです。

しかも、3日目でも
ギリギリに間に合わせるように
仕事をするのです。

そうなってしまうのが人間なのです。
パーキンソンの法則なのです。

これがもしも期限が、

「1週間後までに」

だったら、もっとダラダラ仕事をします。

そして、同じ仕事量にも関わらず
それを1週間かけて終わらせるように
行動してしまうのです。

その仕事の完了日時を
1週間に引き伸ばしてしまうのです。

典型的な例が
子供時代の「夏休みの宿題」です。

夏休みは約40日あります。

ただ、その期間に終わらせる夏休みの宿題は
別に40日丸々本気でやらないと
終わらないものでもありません。

本気でやれば1、2週間で
終わらせることだってできるのです。

しかし、多くの人は
8/31になって一気に終わらせた
という経験があると思います。

これこそ「パーキンソンの法則」です。

要は、夏休みという40日間の期間が与えられ
それを全て使い切るように宿題に取り組んでしまうため
そのようなことが起こるのです。

明らかに、夏休みの初期の7月中には
ダラダラと何もしていない日があったはずです。

そうしたしまうのは
夏休みという長い期間が
与えられてしまったからです。

それでも、優秀な人は
パーキンソンの法則を無意識に利用して

「7月中に終わらせよう」

と決めていた人もいるでしょう。

そういった人は7月中に終わらせられるのです。

同じ宿題量にも関わらず
7月中に終えられる人と
8/31にギリギリに終える人。

こんなにも違いが出るのです。

およそ一ヶ月の差です。

このようなことから、

『期限を先延ばしすることは無意味』

ということが言えますし

『できるだけ厳しい締切を設定すること』

が大切だということが言えます。

できるだけ厳しい期限を設ければ
人はそれになんとか間に合わせて頑張りますから
最終的には完了できるのです。

厳しい締切があればあるほど
短期間、短時間で中身の濃い仕事ができ、
結果的に生産性の高い仕事が可能になるのです。

与えられたお金を全て使い切ってしまう

第2法則:支出の額は、収入の額に達するまで膨張する

によれば、

お金についても、あればあるだけ使ってしまう
ということです。

年収300万円の人と
年収1000万円の人がいたとして
収入が多い年収1000万円の人のほうが
貯金できるかといったら、そうは言いきれません。

というのも、

人はその収入を全て使い切るように
行動してしまうので、
年収が高くなっても浪費してしまうのです。

実際、年収1000万円の人の方が
プライドも高くなり、背伸びをして
高いモノを揃えようとしがちですから

実は節約している年収300万円の人の方が
お金が貯まったりします。

このように

お金については、使う額の上限を
しっかりと決めておかないと
多くの人は油断して全て使い切ってしまいます。

もしお金を使い切らず、貯金をしていきたいなら
収入が入ったら、すぐにそこから
貯金するだけの決まった額を差し引けばいいのです。

貯金したい額が月に2万円なら、
収入からまず2万円を差し引いておき
別にしておくのです。

何にどれだけ使うのかという
上限を設定しておけば、
無駄遣いは減りお金は貯まります。

厳しい上限を設ければ設けるほど
それで貯金は増やせます。

上限が厳しくても、結局人は
その範囲内でなんとかやりくりするのです。

厳しい方が良いのです。

この法則を上手く使うのです。

『締め切り』も『上限』も細かく設定する

ほとんどの人は
仕事を終らせる期間を長く、
お金を使う額を多く設定しがちです。

本当はもっと短い期間で済みますし
もっと少ない額で済むはずなのです。

しかし、人は誰でも
苦しくてストレスのかかる作業は嫌なので
なるべくダラダラできる道を選択しがちなのです。

ただ、それでは生産性が低い仕事しかできません。

それではビジネスで成功するのは難しいです。

ですから、

出来る限り仕事の完了の引き伸ばしを阻止して
1日でも、1時間でも早く仕事を終わらせ
次の仕事に取り組むことをするべきなのです。

そのためには

『細かく締め切り(期限)を設定すること』

です。

でも

「これだけの仕事を今日中にやろう」

では、まだ足りないです。不十分です。

「この仕事は今から30分で」
「こっちの仕事は1時間以内で」

というように、

「何時間」「何分」という単位で
締め切り(期限)を設定していかないと
まだまだ余裕を持ってしまいます。

それでは、密度の濃い生産性の高い仕事は
実現できませんから、少なくとも
「時間単位」「分単位」で管理しましょう。

自分になるべく、時間を与えすぎないことです。

それができるようになると、
それが厳しくできるようになると
本当に作業効率が飛躍的にアップします。

ポイントは、全てに締め切りを設定することです。

ずっと焦らされて、時間に追われている状態が
最も効率のい良い仕事になりますので実践して下さい。

時間をかけても質が良いとは限らない

ただ、このパーキンソンの法則を利用して
できるだけ短い時間で作業や仕事を
終らせることを目指すと、

「仕事の質は無視していいの?」

と気になるかもしれません。

確かに、締め切りを設定して
短い時間でなるべく終わらせようとすると
その仕事のクオリティがいい加減になるのではないかと
心配になるかもしれません。

ただ、多くの仕事、ほとんどの仕事の場合、
期限を設けることでその仕事の質が下がることは
ほぼありません。

というのも、

大抵の人は、
質が下がる以前にダラダラと仕事をしていて
単純に高い集中力を発揮していないことから
時間をかけてしまっているだけなのです。

ですから、まずはムダな時間を省くという意味で
厳しい締切を設定することは問題ないのです。

それで仕事の質が下がることはないのです。

むしろ、集中力が高まり
質が高まることさえあるでしょう。

また、基本的にビジネスにおいて
特にインターネットビジネスにおいては
「スピード」というものが重視されます。

いかに早く始めるか。
いかに早く判断・決断するか。
いかに早く修正するか。

など、そういったスピードが大切です。

そこで、もたもたと
ムダに時間をかけて仕事していたら
決してビジネスは上手く行きません。

時間をじっくりかけて
100%の質の仕事をいきなり目指すのではなく、

とりあえず20%、30%程度でも
その仕事を仕上げてそこに少しずつ修正を加えていき、
最終的にその質が高まっていれば良いのです。

仕事というのは決して
時間をかけたら質が良くなるとは限りません。

完璧な仕事はない。だから「終わり」を設定しよう。

仕事というのは基本的に「終わり」や「完璧」がありません。

その質を高めようとすればするほど
もっと時間を使ってやりたくなります。

しかし、それを許したら
いつまで経っても終わらなくなるのです。

なぜなら、仕事に「完璧な仕上がり」はないからです。

100%の仕事はできないのです。

だからこそ、

この「パーキンソンの法則」を利用して
デッドラインを設けることで
とりあえず終わらせることができるのです。

そのデッドラインに間に合うように
最大限の努力をして取り組めるのです。

それによって、より短い時間で
最大の成果を生み出すことができるのです。